O cadastro de Histórico Financeiro (ou Histórico de Movimentação) no iData 360 é o módulo responsável por gerenciar todas as despesas e receitas de cunho administrativo e interno da sua empresa, garantindo que o fluxo de caixa não seja poluído por despesas operacionais de processos.
Abaixo, apresento o passo a passo completo para configuração e uso das funcionalidades desta área:
1. Acesso ao Módulo
Para configurar suas contas administrativas, siga o caminho:
- Módulos > Financeiro > Histórico de Movimentação.
2. Inclusão de um Novo Histórico
Ao abrir a tela, você verá uma lista de despesas já cadastradas pelo sistema (muitas possuem regras de cálculo e não podem ser excluídas). Para criar uma nova (como água, luz, aluguel ou salários):
- Clique no ícone de "+" (maisinho).
- Código: Crie uma identificação de até cinco caracteres (ex: "AGUA").
- Descrição: Nome completo da despesa para identificação interna.
3. Organização por Grupos e Subgrupos
Para facilitar a extração de relatórios e o controle do DRE:
- Grupos e Subgrupos: Clique no ícone de três pontinhos para criar ou editar grupos (ex: Grupo "Administrativo", Subgrupo "Utilidades").
- Aplicação: Defina se a conta é do tipo Pagar, Receber ou ambos.
- Ordem de Impressão: Defina um número para sequenciar como as despesas devem aparecer nos documentos impressos.
4. Controle de Segurança (Níveis de Acesso)
Esta é uma funcionalidade crucial para restringir a visibilidade de despesas sensíveis (como folha de pagamento ou retiradas de sócios).
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Níveis 0 a 3: O sistema utiliza uma hierarquia de 0 a 3.
- Nível 0: Visível para todos os usuários.
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Nível 1, 2 ou 3: Visíveis apenas para usuários que possuam o mesmo nível (ou superior) configurado em seu cadastro de segurança (
Opções > Segurança > Usuário).
- Finalidade: Isso impede que um assistente operacional ou financeiro júnior visualize ou lance despesas que não competem ao seu cargo.
5. Integração Contábil e Unidades de Negócio
Se a sua empresa utiliza sistemas externos de contabilidade:
- Código Contábil: Vincule o código correspondente do seu plano de contas contábil para que o iData exporte os arquivos de integração corretamente.
- Unidade de Negócio: Se você possui múltiplos CNPJs, selecione a qual unidade essa despesa pertence para separar o fluxo financeiro de cada empresa.
6. Praticidade no Lançamento (Valores Fixos)
O sistema permite otimizar o tempo do setor financeiro com despesas recorrentes:
- Lançamento Único: Você pode lançar uma despesa de valor fixo (como a mensalidade do próprio iData 360 ou internet) de janeiro a dezembro de uma só vez.
- Baixa Mensal: Após o lançamento em lote, o financeiro apenas realiza a baixa mensal conforme os pagamentos ocorrem, evitando redigitação manual todos os meses.
Regra de Ouro: Separação Operacional vs. Financeiro
É vital compreender a diferença entre as tabelas:
- O Histórico Financeiro contém tudo (operacional + administrativo), mas é de uso exclusivo da ficha financeira e do fluxo de caixa.
- O Histórico Operacional deve conter apenas taxas de processos (fretes, taxas portuárias).
- Atenção: Nunca cadastre contas de água ou luz no módulo operacional, pois elas aparecerão para os usuários que montam cotações de frete, correndo o risco de serem incluídas indevidamente em uma proposta comercial para um cliente.