A aba Contatos, dentro do módulo de Cadastro de Empresa (ícone dos três bonequinhos), é a central de gerenciamento da comunicação entre o iData 360 e as pessoas ligadas ao seu cliente ou parceiro. Nela, você define quem receberá atualizações automáticas de processos, documentos financeiros e quem terá acesso ao portal externo para acompanhamento independente.
Abaixo, detalho todas as funcionalidades e campos desta aba:
1. Cadastro e Identificação Básica
- Inclusão de Novo Contato: Clique no ícone de "+" (maisinho) na barra de ferramentas da aba.
- Campos Obrigatórios: Para salvar um contato, o sistema exige obrigatoriamente o preenchimento do nome e do e-mail.
- Dados Adicionais: Você pode preencher informações opcionais para controle interno, como data de aniversário, telefone, setor e cargo.
2. Configuração de Notificações Operacionais (Follow-up)
Esta seção define quais alertas automáticos o contato receberá sobre a "vida operacional" dos embarques.
- Segmentação por Operação: Você deve marcar se o contato receberá follow-ups de Importação (Impo), Exportação (Expo) ou ambos (IE).
- Periodicidade e Horário: O sistema consolida as movimentações do dia e envia os e-mails automaticamente, geralmente às 20h.
- Formato de Envio: Existe a opção de marcar "Enviar followup anexo à mensagem". Se selecionada, o cliente receberá um arquivo (HTML ou PDF) em anexo além das informações no corpo do e-mail.
3. Sugestão para Documentos Manuais
Ao marcar estas opções, você transforma o e-mail do contato em uma sugestão automática sempre que um usuário for enviar documentos manualmente pelo sistema. As opções incluem:
- Numerário: Solicitações de fundos e estimativas de custos.
- Financeiro / Faturamento: Envio de faturas e boletos.
- NFSE: Notas fiscais de serviço.
- Follow-up de LI: Permite que o cliente receba atualizações de Licença de Importação (análise, deferimento ou exigência), que por padrão costumam ir apenas para o responsável interno (account).
4. Alertas de Vencimento (Credenciamento e Radar)
Se os campos de Vencimento de Credenciamento ou Representação Legal forem marcados, o contato receberá avisos automáticos sobre prazos críticos configurados na aba de Credenciamento:
- Procurações: Notificação enviada 30 dias antes do vencimento.
- Habilitação do Radar: Notificação enviada 60 dias antes do vencimento (caso o Radar esteja há 10 meses sem uso).
5. Acesso à Extranet (Chips Go)
O ícone do "bonequinho" (também chamado de ícone do Chips Go) é utilizado para liberar o acesso do cliente ao portal web.
- Habilitação e Senha: Ao clicar na seta ao lado do ícone e habilitar o acesso, o sistema gera uma senha automática e pergunta se você deseja enviá-la por e-mail ao contato com o link de acesso.
- Visibilidade: No campo Operação, você define se o cliente visualizará apenas Impo, Expo, Drawback ou todos os seus processos na plataforma web.
6. Ferramentas de Produtividade
- Copiar e Colar Contatos: Útil para grupos econômicos. Você pode copiar a lista de contatos de uma matriz e colá-la no cadastro de uma filial, escolhendo se deseja manter os existentes ou sobrepô-los.
- Incluir em todos os processos em andamento: Este ícone é fundamental quando um novo colaborador entra na empresa do cliente. Ao clicar nele, o sistema vincula o contato retroativamente a todos os embarques que já estão ativos no iData 360.
- Impressão de Envelopes: O ícone de envelope permite imprimir etiquetas ou envelopes com o endereço comercial cadastrado para o contato.
Dica: Uma prática recomendada é que você cadastre seu próprio e-mail como um contato de teste primeiramente. Isso permite que você receba o follow-up e acesse a Extranet para entender exatamente qual será a experiência do seu cliente antes de liberar o acesso oficial para ele.