Fase 1: Comercial (Cotação de Frete)
A jornada ideal - mas opcional - começa na cotação para evitar a redigitação de dados no operacional.
- Abertura: Acesse o ícone do aviãozinho na tela inicial e clique em "+".
- Dados Básicos: Defina a Operação (Importação), Modalidade (Aéreo, Marítimo FCL ou LCL), Origem e Destino.
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Cálculo de Pesos e Cubagem:
- Aéreo/LCL: Informe o peso bruto e as dimensões (ou $m^3$). Ao pressionar "Tab", o sistema calcula o Peso Taxável automaticamente.
- Marítimo FCL: Informe a quantidade e o tipo de contêineres.
- Tarifas e Profit Share: Na aba Tarifas, insira o custo (N/N) e a venda. Se houver divisão de lucro com o agente no exterior, preencha o campo de Profit Share (% ou valor fixo).
- Despesas Localizadas: Na aba Despesas, inclua taxas de origem e destino. Use o botão "Importar Despesas" para buscar taxas padronizadas de portos ou aeroportos específicos.
- Aprovação: Após a aprovação do cliente, clique em "Incluir/Vincular Processo". O sistema criará o processo operacional migrando todos os dados, tarifas e o histórico diário.
Fase 2: Capa e Identificação (Aba Processo)
Nesta fase, você formaliza os atores do embarque.
- Intervenientes: Preencha ou confira o Cliente (quem pagará o faturamento), o Importador, o Exportador e o Agente de Carga internacional.
- Classificação: Defina se o processo é apenas de Frete ou Frete + Desembaraço.
- Responsabilidade: Identifique o Account do Processo (analista coordenador) para fins de relatórios e automação de agendas.
Fase 3: Coordenação Logística (Aba Transporte)
Esta aba é o centro da operação, onde se gerencia a movimentação física e documental.
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Identificação do Embarque:
- Transportador: Selecione a Companhia Aérea ou o Armador.
- Documentos: Insira os números do Booking, do Master e do House.
- Track & Trace: Alimente as datas de previsão e confirmação (ETD/ETA e ATD/ATA). O sistema calcula o tempo de trânsito automaticamente e alimenta o follow-up do cliente.
- Equipamentos (Marítimo FCL): Preencha os dados dos contêineres (Número, Tipo, Tara e Lacre). Se o processo for consolidado, o sistema pode replicar esses dados para todos os processos do grupo.
Fase 4: Detalhamento da Carga (Aba Mercadoria)
Crucial para que a descrição nos documentos (AWB/BL) saia correta.
- Invoices: Lance o número, data, moeda e valor das faturas comerciais.
- Volumes: Detalhe a espécie (caixas, paletes), quantidade e pesos.
- Vínculos (Obrigatório no Marítimo): Você deve vincular as faturas aos equipamentos/contêineres. Isso é fundamental para a geração do Mapa de Estufagem e para que a descrição do BL identifique o que há em cada unidade.
- Descrição para Conhecimento: Defina o texto que aparecerá no campo de mercadorias. O iData segue uma hierarquia de busca: Descrição por Item > Descrição na Fatura > Descrição Geral na Aba Transporte.
Fase 5: Gestão Financeira e Custos (%)
Configuração da base para faturamento e pagamentos ao exterior.
- Conferência de Custos: Acesse pelo ícone %. Verifique se as taxas migraram corretamente da cotação.
- Negociação: Defina se o frete e as taxas são Prepaid (PP) ou Collect (CC).
- Configuração do AWB/BL: Marque o checkbox "Compõe Frete" e o "Destino Taxas" para que as despesas apareçam destacadas nas colunas financeiras dos documentos.
- As Agreed: Se o valor do frete não deve aparecer numericamente, use a opção "Selecionar despesas para BL/AWB fretado".
Fase 6: Ferramentas e Documentação Específica
Para Importação Aérea:
- CCT Importação: Utilize os dados do processo para cumprir as diretrizes aduaneiras de importação aérea via CCT.
- Drafts HAWB/MAWB: Visualize o draft para conferência. Se alterar algo no processo, use o botão "Atualizar Draft".
Para Importação Marítima:
- Integração Mercante: Utilize o botão na Aba Transporte para consultar e importar dados do CE Mercante (manifesto, pesos e volumes) diretamente do sistema do governo.
- Controle de Demurrage: No detalhamento do equipamento, preencha o Free Time. O sistema monitora o prazo de devolução e gera alertas automáticos para o analista e para o cliente via follow-up.
Fase 7: Finalização e Encerramento
- Follow-up Automático: O sistema mantém o cliente informado semanalmente (ou conforme alteração de status).
- Numerário de Embarque: Gere o demonstrativo para que o importador realize o adiantamento dos valores de frete e taxas.
- Faturamento: Após a confirmação da chegada e pagamentos, o operacional deve clicar em "Encerrar Operacional". Isso remove o processo do radar de acompanhamento diário e libera as informações para o financeiro realizar o faturamento final.