O passo a passo para gerenciar uma cotação e um embarque consolidado no sistema iData permite que múltiplos houses sejam administrados com a eficiência de um único master.
1. Início na Cotação
- Checkbox Consolidado: Ao criar a cotação, é fundamental marcar o campo "consolidado". Isso sinaliza que as despesas do master devem ir para uma central de custos para rateio posterior, em vez de migrarem individualmente para cada processo.
- Estrutura de Houses: No IDATA, cada house corresponde a um processo individual. Se você tiver um master para três houses, deverá ter três processos abertos.
2. Abertura e Vinculação dos Processos
Existem duas formas de criar esses processos:
- Pela Cotação: Clicar no botão de gerar processo a partir da cotação repetidas vezes (conforme o número de houses).
- Manualmente: Abrir os processos diretamente no cadastro de processos e realizar a vinculação da cotação em cada um deles.
3. Configuração Operacional (Agrupamento)
Para que o sistema reconheça a consolidada, siga estes ajustes em cada processo (house):
- Aba Transporte: Habilite o checkbox "consolidado" em todos os processos que compõem a operação.
-
Identificador Comum: O agrupamento é feito automaticamente através de um número de referência comum:
- Marítimo: Utilize o mesmo número de Booking em todos os processos.
- Aéreo/Rodoviário: Utilize o mesmo número de Master em todos os processos.
- Validação: Se esses passos não forem seguidos, a seção de consolidado não aparecerá para gestão financeira.
4. Atualização em Massa (Tracking e Datas)
Com os processos vinculados, as alterações operacionais em um deles podem ser replicadas para os demais:
- Tracking Trace e Deadlines: Informações de saída, chegada ou prazos inseridas em um processo são replicadas automaticamente para os outros da consolidada.
- Equipamento: Alterações em contêineres também podem ser replicadas, mas o sistema solicitará uma confirmação antes de realizar a ação nos demais processos.
5. Gestão de Custos e Rateio
Para gerenciar o financeiro da consolidada, utilize o ícone de porcentagem (%) e acesse Custos do Master.
- Regras de Rateio: Defina como cada despesa será dividida entre os houses (por valor, quantidade de contêiner, peso, metragem cúbica ou quantidade de houses).
- Flexibilidade: É possível definir regras de rateio diferentes para o custo e para a venda de uma mesma taxa.
- Execução: Após configurar as regras e garantir que os dados de peso/medida estejam preenchidos nos processos, clique em "rateio de valores". O sistema distribuirá os valores proporcionalmente e você poderá conferir o resultado na aba "custos dos processos".
6. Pagamentos e Documentos
- Solicitação de Pagamento: É possível gerar uma única solicitação de pagamento englobando valores de todos os houses da consolidada de uma só vez.
- Lançamentos Gerais vs. Individuais: Lançamentos ou exclusões feitos na tela de "Custo do Master" refletem em todos os houses; já ações feitas na tela de custo de um processo individual afetam apenas aquele house específico.
- Documentos Consolidados: Através do ícone da impressora na seção de consolidado, você pode gerar instruções de embarque ou carregamento que contenham os dados de todos os houses em um único documento