Para realizar a baixa de uma solicitação de pagamento (SP) no iData 360, o departamento financeiro deve seguir este passo a passo, transformando a requisição operacional em uma movimentação financeira real:
1. Acesso ao Módulo de Controle
- No menu principal do sistema, clique no ícone da Cestinha Negativa (Controle de Solicitação de Pagamento).
- Nesta tela, você verá todas as despesas que o setor operacional solicitou para pagamento.
2. Identificação e Filtro
- Utilize os filtros para localizar a SP desejada por data, número da solicitação ou número do processo.
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Dicas de visualização:
- Linhas em vermelho: Indicam pagamentos sinalizados como urgentes pelo operacional.
- Linhas em itálico: Indicam que o processo não possui saldo (adiantamento do cliente). Para pagar, é necessário desbloquear no ícone do cadeado, caso tenha permissão.
3. Seleção e Início da Baixa
- Selecione a despesa desejada (ela ficará azul).
- Baixa em lote: Você pode selecionar várias solicitações de uma vez e clicar no ícone de baixar (setinha para baixo), desde que todas pertençam ao mesmo beneficiário.
4. Preenchimento dos Dados Financeiros
Ao clicar em baixar, uma tela de movimentação será aberta:
- Conta Bancária: Selecione a conta de onde sairá o dinheiro para o pagamento.
- Valor de Liquidação: O sistema traz o valor total, mas permite ajuste se o pagamento for parcial.
5. Liquidação vs. Programação (Ponto Crucial)
Neste momento, você deve decidir o destino financeiro do item:
- Liquidação Imediata (Pago): Insira a Data de Liquidação (dia em que o dinheiro saiu do banco) e o valor. Isso integra o custo à Ficha Financeira e já o marca como "pago" no Contas a Pagar.
- Programação Futura: Se o boleto vence no futuro, apague a data de liquidação e preencha apenas a Data de Vencimento. Isso gerará um lançamento de "pendente" no módulo de Contas a Pagar para controle de fluxo de caixa.
6. Finalização e Integração
- Clique em OK.
- O sistema removerá a SP da lista de pendentes da cestinha e migrará o lançamento automaticamente para a Ficha Financeira do processo e para o módulo de Contas a Pagar.
Como corrigir erros (Estorno de Baixa)
Caso tenha baixado um valor errado ou na conta incorreta:
- Acesse o módulo Contas a Pagar/Receber.
- Desmarque o flag de Liquidação Pendente para visualizar o que já foi pago.
- Localize o lançamento, clique duas vezes e apague a data de liquidação e o valor.
- Exclua o lançamento. A despesa voltará automaticamente para o status de "pendente" na Cestinha Negativa para ser baixada corretamente.
Observação Importante: Uma vez que a SP é baixada ou programada, o sistema desbloqueia o processo para que o faturamento final possa ser realizado, garantindo que o custo já esteja integrado ao financeiro.