No iData 360, a solicitação de pagamento (SP) é o procedimento utilizado pelo setor operacional para informar ao financeiro que uma despesa do processo precisa ser paga.
Abaixo está o passo a passo detalhado para realizar e gerenciar esse processo:
1. Elaboração da Solicitação (Operacional)
- Acesse o Processo: Entre no processo operacional desejado e vá até a aba Custos do Processo.
- Selecione ou Inclua a Despesa: Caso a despesa já esteja provisionada (vinda de uma cotação ou estimativa), localize-a na lista; caso contrário, clique no ícone "+" (Incluir despesas) para lançar o custo manualmente.
- Preencha os Dados do Custo: Informe o histórico da despesa, o valor e, obrigatoriamente, o beneficiário/fornecedor (quem receberá o pagamento). Utilize o campo "Complemento do Custo" para informações internas, como o número da debit note de um agente internacional.
- Solicite o Pagamento: Selecione o item (ele ficará destacado em azul) e clique no ícone de Solicitar Pagamento (representado por uma cestinha com sinal de menos).
- Defina os Detalhes do Pagamento: Na tela que se abre, escolha a forma de pagamento (Boleto, Pix, Transferência) e a conta bancária. Se o pagamento for urgente, sinalize no campo correspondente para que ele apareça em vermelho na fila do financeiro.
- Anexe Documentos: É possível anexar a fatura ou o boleto diretamente na solicitação clicando em anexar arquivo.
- Finalize: Clique em OK. O sistema gerará um número de SP vinculado àquela despesa e enviará uma notificação automática por e-mail ao departamento financeiro.
2. Controle e Baixa (Financeiro)
- Fila de Trabalho: O financeiro visualiza todas as requisições pendentes no módulo Controle de Solicitação de Pagamento (ícone da Cestinha Negativa).
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Baixa ou Programação: Ao selecionar uma SP e clicar em Baixar, o financeiro tem duas opções principais:
- Liquidação Imediata: Informe a data do pagamento e o banco utilizado para que o item seja baixado e integrado à Ficha Financeira como pago.
- Programação Futura: Se o pagamento vencer em data posterior, preencha apenas a Data de Vencimento e deixe a data de liquidação em branco; isso gerará um lançamento automático no módulo de Contas a Pagar.
- Desbloqueio de Saldo: Se o processo não possuir saldo (numerário adiantado pelo cliente), o sistema poderá exibir a linha em itálico e bloquear a baixa, exigindo uma autorização superior no ícone do cadeado.
3. Ajustes e Cancelamentos
- Substituição de SP: Caso o operacional perceba um erro após enviar a solicitação, ele pode selecionar a mesma despesa e solicitar novamente; o sistema perguntará se deseja substituir a SP anterior, gerando uma nova numeração e cancelando a antiga.
- Estorno de Baixa: Se o financeiro realizar uma baixa incorreta, deve localizar o lançamento no Contas a Pagar, remover a data de liquidação e excluir o lançamento para que a despesa retorne ao status de pendente para o operacional.
Observação Importante: O sistema iData 360 bloqueia o faturamento de processos que possuam solicitações de pagamento pendentes (sem estarem liquidadas ou programadas no financeiro) para garantir que nenhum custo seja esquecido antes da cobrança final ao cliente