Para introduzir o módulo Gestão à Vista na sua operação, é necessário seguir um roteiro que vai desde a formalização contratual até a personalização avançada do workflow. Abaixo está o passo a passo detalhado:
1. Acesso e Gestão de Usuários
- Acesso Web: A ferramenta é 100% web e pode ser acessada por navegadores como Chrome ou Edge, sem necessidade de instalação local.
- Criação de Contas: O administrador da empresa cria os acessos para os colaboradores, definindo nomes, e-mails e cargos.
- Definição de Permissões:
- Acessar: O usuário visualiza apenas os processos onde ele é o responsável (account).
- Administrador: Permite visualizar todos os processos do fluxo, independentemente do responsável.
- Vínculo de Clientes: Para que um cliente acesse a ferramenta, selecione o escopo "Cliente" e vincule o e-mail dele ao ID da empresa ou Holding cadastrada no sistema desktop.
2. Estruturação do Workflow (Fluxos e Etapas)
- Escolha do Fluxo: O sistema disponibiliza diversos fluxos padrão, como Importação, Exportação, Financeiro e Cotação.
- Mapeamento de Etapas: Cada fluxo é composto por etapas (ex: pré-embarque, chegada, desembaraço).
- Regras de Transição: Para entender por que um processo está em determinada etapa, posicione o mouse sobre o nome dela para visualizar os requisitos técnicos (campos preenchidos no desktop) que o processo deve atender.
3. Personalização da Visualização (Grid de Itens)
- Ajuste de Colunas: Você pode ocultar colunas irrelevantes, renomeá-las para a linguagem da sua empresa e alterar a ordem arrastando-as.
- Fixação (Pin): É recomendável fixar colunas essenciais (como número do processo ou cliente) à esquerda para que permaneçam visíveis ao usar a barra de rolagem.
- Formatação Condicional: Crie alertas visuais (bolinhas coloridas, ícones ou cores de fundo) para destacar processos críticos, como atrasos ou cargas prioritárias.
4. Monitoramento Estratégico (Dashboard e SLA)
- Criação de Regras: Defina as condições lógicas (ex: Previsão de Chegada < Hoje e Registro de DI vazio) para identificar exceções.
- Cards de Controle: Transforme essas regras em Cards coloridos no painel principal para que a equipe saiba exatamente onde deve agir de imediato.
- Gestão de SLA: Ative a opção de SLA em cards estratégicos para que os administradores acompanhem o histórico de processos que atenderam ou estouraram prazos.
5. Comunicação e Automação
- Comentários e Menções: Utilize o "@" para mencionar colegas em processos específicos, gerando notificações no sistema e centralizando o follow-up.
- Agendamentos Automáticos: Configure o envio recorrente de relatórios em Excel via WhatsApp ou e-mail, garantindo que gestores ou clientes recebam posições de processos nos horários programados.
6. Padronização e Escala
- Uso de Templates: Após configurar a visualização ideal, salve-a como um Template. Isso permite replicar a mesma estrutura para toda a equipe ou para novos clientes sem necessidade de reconfiguração manual.
Se você estiver na fase de testes, recomenda-se iniciar com o Cadastro de um Usuário de Teste e a criação de um Template Modelo para validar se as colunas e processos estão refletindo corretamente os dados do seu sistema operacional.