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Embarque de Exportação Aérea

iData HelpDesk
Atualizado

 

Fase 1: Comercial (Cotação de Frete)

O processo ideal começa na cotação para garantir que as tarifas e margens de lucro sejam respeitadas e migradas automaticamente para a operação.

  1. Abertura: Acesse o ícone do aviãozinho na tela inicial e clique no sinal de "+".
  2. Dados Básicos: Defina a Operação como Exportação e a Modalidade como Aéreo. Preencha origem, destino e validade.
  3. Cálculo de Pesos e Cubagem: Informe o peso bruto e as dimensões (Comprimento x Largura x Altura em metros). Ao pressionar "Tab", o sistema calcula o Peso Taxável automaticamente com base nas regras da IATA.
  4. Tarifas: Na aba Tarifas, preencha o custo (N/N) e a venda nos intervalos de peso (+45, +100, etc.). Informe se há divisão de lucro (Profit Share) com o agente de carga no exterior.
  5. Despesas: Inclua as taxas de origem (ex: PUA, Capatazia) e destino. Configure se cada despesa divide profit e se a negociação é Prepaid (PP) ou Collect (CC).
  6. Aprovação: Clique em "Incluir/Vincular Processo". O sistema criará o processo operacional migrando todos os dados e alterando o status da cotação para "Aprovada".

Fase 2: Identificação do Embarque (Aba Processo)

Nesta aba, formalizam-se os atores envolvidos.

  1. Intervenientes: Preencha o Cliente (quem pagará o faturamento final), o Exportador, o Importador e o Agente de Carga internacional.
  2. Notify: Informe os dados da empresa a ser notificada no campo Notificar (Notify). Esses dados serão levados para o campo "Handling Information" do AWB.
  3. Responsabilidade: Defina o Account do Processo (analista operacional responsável).

Fase 3: Coordenação Logística (Aba Transporte)

É o centro da operação, onde se gerencia a movimentação da carga e os números dos conhecimentos.

  1. Dados do Embarque:
    • Transportador: Selecione a Companhia Aérea internacional.
    • Booking: Insira o número da reserva confirmada.
    • Master AWB: Digite o número do Master. Se possuir estoque cadastrado, clique na seta ao lado do campo para obter o próximo número disponível.
    • House AWB: Insira o número do seu conhecimento interno.
  2. Track & Trace: Alimente as datas de Previsão (ETD/ETA). Quando a carga de fato embarcar, informe a Confirmação (ATD/ATA).
  3. Commodity: No campo Descrição do Conhecimento, insira o texto geral que descreve a carga para os documentos.

Fase 4: Detalhamento da Carga (Aba Mercadoria)

Crucial para a montagem automática da descrição no AWB.

  1. Invoices: Lance o número, data, moeda e valor das faturas comerciais.
  2. Volumes: Detalhe a espécie (pallets, caixas), quantidade e dimensões reais.
  3. Descrição para Conhecimento: O sistema busca a descrição seguindo uma hierarquia: Por Item > Por Fatura > Aba Transporte.
  4. Vínculos: Vincule os volumes às faturas e, se houver, os itens à DUE na aba de Desembaraço para que o número do registro saia no documento.

Fase 5: Gestão Financeira e Custos (%)

Configuração das taxas que serão impressas no corpo do AWB.

  1. Conferência: Verifique se as taxas migraram corretamente da cotação (Frete, PUA, Security, etc.).
  2. Configuração do AWB: Para que uma taxa saia destacada no campo "Other Charges", selecione a despesa, marque o checkbox "Compõe Frete" e defina o "Destino Taxas" (ex: 1 para Due Agent ou 2 para Due Carrier).
  3. As Agreed: Caso o frete não deva aparecer numericamente, utilize a funcionalidade "Selecionar despesas para BL fretado" (também válida para AWB) na aba Transporte.

Fase 6: Emissão de Documentos e Avisos

Gere os documentos finais através do ícone da Impressora na Aba Transporte.

  1. Draft de HAWB/MAWB: O sistema abre uma tela de conferência. Se alterou algo no processo com o draft aberto, clique em "Atualizar Draft".
  2. Documentos Auxiliares:
    • Etiquetas de Volumes: Gere etiquetas customizadas, definindo a quantidade por página (4, 6 ou 8) e se inclui o logo.
    • Carta de Segurança: O sistema gera automaticamente conforme o modelo da companhia aérea selecionada.
  3. Avisos: Envie o Aviso de Embarque, a Confirmação de Embarque e o Pre-alert diretamente por e-mail.

Fase 7: Encerramento e Faturamento

  1. Encerrar Operacional: Após a carga chegar ao destino e todos os documentos serem emitidos, clique em "Encerrar Operacional" para retirar o processo do radar diário e do follow-up automático.
  2. Liberar para Faturamento: Este comando sinaliza ao financeiro que as taxas estão conferidas e prontas para a emissão da Debit Note ou fatura local.

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